Kasa fiskalna to kompletny system do rejestrowania sprzedaży, który może pracować samodzielnie. Lista towarów, wraz ze stawkami VAT, przechowywana jest w pamięci urządzenia.
Drukarka fiskalna do pracy wymaga komputera oraz odpowiedniego oprogramowania sprzedażowego. Dzięki temu łatwiejsze jest zarządzanie stanami magazynowymi w czasie rzeczywistym.
Niektóre z kas fiskalnych (kasy systemowe) mogą pracować samodzielnie lub jako element systemu sprzedażowego (komputer + oprogramowanie).
Podatnicy rejestrujący obroty na urządzeniach fiskalnych są zobowiązani do przechowywania kopii paragonów przez okres 5 lat. Obecnie na rynku dostępna jest kopia papierowa oraz elektroniczna (zapisywana na karcie SD/SDHC).
Elektroniczna kopia paragonu ma bardzo wiele zalet - pozwala uniknąć wydatków związanych z zakupem i przechowywaniem papierowych rolek, ułatwia szybki dostęp do zarejestrowanych informacji, jedna karta elektroniczna wystarcza na cały okres użytkowania urządzenia.
Do urządzenia fiskalnego można podłączyć urządzenia peryferyjne takie jak np. skanery, wagi, czy czytniki kodów. Ponadto w przypadku kas i drukarek systemowych wyposażonych w porty COM, urządzeniami peryferyjnymi, podłączonymi bezpośrednio do kasy lub drukarki, można w bardzo wygodny sposób sterować z poziomu komputera. Kasy i drukarki współpracują również z szufladami kasjerskimi.
